Tengo que reconocer que soy un gran apasionado de la tecnología, llevo muchos años dedicado a la informática, por formar parte de mi profesión, mi afición y mi manera de pensar. Mi sueño era acabar con los documentos en papel y saltar a un sistema de gestión documental «digital» donde tuviera que utilizar la impresora lo menos posible.

Creo que sobra enumerar las ventajas de un sistema «digital» frente a otro «clásico». Reducción de la superficie dedicada al archivo y optimización del tiempo que se dedica a archivar documentos, buscarlos si lo necesitas, para luego volverlos a archivar…

Hace unos meses con EVERNOTE descubrí una magnífica herramienta capaz de ayudarme a conseguir solucionar el problema del archivo documental. No tardé mucho en comprender que a pesar de su simplicidad, es minimalista y me ofrecía un gran potencial para resolver muchos de los problemas con los que me encontraba en mi trabajo diario.

Cuando ahora busco un documento, tardo escasos segundos en encontrarlo… ¡SORPRENDENTE! Pues sí y lo mejor es que los tengo disponibles en cualquier dispositivo electrónico que esté a mi alcance. ¿Qué digitalizo? Muchas cosas: Tarjetas de visitas, notas manuscritas de una reunión, la factura del gas de mi casa, del móvil, contratos, facturas de la empresa, folletos, presupuestos, grabaciones de voz, fotografías… Encontrar cualquier documento que necesito es una tarea sencilla y rápida. ¿te imaginas tener que buscarlo en un archivo clásico?. Pero es que además puedo compartirlos con quien desee.

Pero aquí no había acabado mi sueño, había analizado varios sistemas CRM y me resultaban complejos de utilizar por el gran tiempo de configuración y aprendizaje que necesitaban. Ahora tenemos un sistema que en resumen nos permite ser más efectivos al momento de interactuar con nuestros clientes.

Respecto a la gestión del tiempo, el sistema GTD desarrollado por David Allen permite recopilar todas las tareas y proyectos de nuestro día a día y gestionarlas de forma que podamos hacerlas todas en su momento exacto sin agobios.

Una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything («Preparado para cualquier cosa»):

«Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.»

¿Quien no ha soñado con mejorar la gestión de su tiempo y la de su equipo?

Hace años pensaba que los sistemas de documentación digital, CRM y GTD serían caros y necesitaría invertir mucho dinero y tiempo en nuevos servidores, formación y software para dedicarlos a estos proyectos. Pero aquí no acaban las ventajas de este gran programa llamado EVERNOTE, pues en muy poco tiempo hemos implementado un sistema GTD, un sistema CRM y un archivo documental a un costo muy bajo. ¿Y si además lo tenemos todo en la nube?

En definitiva, mientras más utilizo mi EVERNOTE más tiempo ahorro, menos espacio ocupo y más contribuimos a cuidar del medio ambiente eliminando papel. Justamente lo contrario que ocurre con el archivo y gestión en papel tradicional.

Ahora ahorramos dinero y mucho tiempo, que al final nos olvidamos que también es dinero. En los próximos meses nos vamos a plantear la posibilidad de dar el salto a EVERNOTE BUSINESS para trasladar todas las ventajas a nuestro extraordinario equipo humano de Agentes de Viajes Freelance SOLYOCIO 3.0

Quizás tu motivación sea ahorrar dinero, ahorrar tiempo, o llevar una gestión más eficiente. Si quieres que organicemos un café de trabajo sobre EVERNOTE, déjanos un mensaje en el Foro de EVERNOTE que hemos creado. También agradeceremos cualquier comentario y si quieres ayudarnos no te olvides de compartir este artículo.