Cómo organizar una Feria profesional y gestionarla digitalmente

Imaginemos que estás organizando una feria profesional en tu ciudad. Ya sea que organices un festival de música, una feria de muestras, una feria de artesanía, una feria cofrade, un evento deportivo o un encuentro de bolillos, la planificación y gestión digital del evento es clave. ¡Comencemos!

Existirán muchas zonas que necesitarás alquilar para que las empresas o artesanos que quieran participar, puedan instalar sus estands, para la exposición o venta de productos.

Por supuesto, existirá un evento principal por el que quizás cobres por la entrada. Incluso puedes querer regalar una camiseta, conmemorativa de la feria a las inscripciones anticipadas. Sería práctico que el cliente indicara la talla, ¿verdad?

Además, habrá algunos eventos «micro» que los propietarios de estands organizarán y les gustaría cobrar una pequeña tarifa a los asistentes que deseen participar. Por ejemplo «master clases», conferencias, reservas de artículos…

Por último, pero no menos importante, habrá un parque de atracciones o quizás un concierto para el que las entradas se venderán por separado.

La unión de todo, dará mayor valor y prestigio a la Feria, atraerá a más cantidad de visitantes. Y sin duda rentabilizará la inversión de las empresas o personas que acuden a exponer.

Entonces, te preguntas ¿Cómo hacemos para unir todo esto? 

Pensemos cuales podrían ser las necesidades básicas

• Tienes una serie de estands que hay que alquilar especificando la zona exacta en la que se encuentran.
• Cada propietario o empresa que alquila un estands puede querer organizar, si lo desea, sus propios micro eventos.
• Hay uno o varios eventos (conciertos, conferencias…) que quieres poner a la venta con distintos precios.
• Por supuesto, una feria no sería una feria sin atracciones para divertirse. Pero alquilar todas estas atracciones divertidas cuesta dinero, por lo que es perfectamente normal que le cobren a los asistentes por divertirse. Puedes querer cobrar una entrada por entrar en la feria que daría acceso a montarse en 2 atracciones. Quizás prefieras ofrecer entradas a las atracciones a un precio con un descuento por reservas anticipadas. Entonces, ¿por qué no realizar la venta antìcipada de las entradas para estas atracciones o la feria? Imagina las ventajas para los feriantes, podrías cobrarles menos por el alquiler o ellos dispondrían de un colchón de reservas antes incluso de empezar.
• Necesitas saber la talla de las camisetas conmemorativas que regalaras por las primeras inscripciones.
• Para mostrar el lado más solidario de la feria. Organizas una cena de gala solidaria en la que los asistentes pueden elegir entre algunos menús o especificar alguna intolerancia alérgica. Incluso elegir la mesa en la que sentarán, esto permitiría ofrecer zonas VIP a un precio algo superior.
• Los precios de todos los eventos deben ser dinámicos. El precio de la entrada debería aumentar a medida que se acerca el momento de la feria. En la primera semana después del lanzamiento de la venta de entradas, ofrecerás entradas a un precio especial por  reserva anticipada . Después de eso, aumentarás el precio de las entradas y los venderá a  un precio regular. Una semana antes del evento, comenzarás a vender en el  último minuto. entradas que, dependiendo del interés del público, pueden ser más bajas o más altas que el precio normal. Entonces, en total, venderás entradas a tres precios diferentes.
• Quieres organizarlo todo bajo un nombre de dominio propio. (El del evento, el de tu agencia de viajes…) O quizás prefieres usar, nuestros reconocidos dominios.
• Y no hemos hablado de los métodos de pago que quieres ofrecer a los clientes: telefónico, en la web, en cajeros, transferencias, en locales físicos…

Registro de asistentes

Esta es probablemente la parte más divertida de todo esto, ya que hay varios eventos que sucederán al mismo tiempo. Esto puede parecer un poco complicado, pero con nuestra aplicación de check-in se dará cuenta de que todo esto es muy lógico y en realidad no es complicado en absoluto.

Primero llegarán los propietarios de los estands, se celebrarán eventos principales, múltiples micro-eventos, conciertos, conferencias, entrada al parque de atracciones o a las atracciones individuales…

Compartirás con nosotros la opinión de lo complejo que te podría resultar organizarlo de una manera analógica.

La solución que necesitas es una gestión integral y digital del evento como la que podemos ofrecerte.

Como ya habrás concluido, este es un escenario bastante complejo con muchos tipos diferentes de venta de entradas para eventos. 

Su escenario, por supuesto, puede ser diferente, pero puede tener elementos similares a este. Por otra parte, es posible que tenga un escenario completamente diferente. En cualquier caso, podemos ayudarte con la organización digital del evento.

Ya sea un festival de música, conferencias, eventos deportivos, cenas de gala, ferias de muestras o artesanas… No importa el tipo de evento que organices. Podemos ayudarte y ponerlo en marcha en un tiempo récord. Podemos ofrecerte la gestión integral del evento. Unificándo todas las opciones, ofreciendo múltiples formas de pago.

Especialistas en la gestión digital de eventos

Somos una agencia con experiencia en la Organización digital y logística de grandes eventos. Te ayudamos al éxito del evento y a reducir costes de una manera radical.

Colaboramos con agencias de viajes, para dar mayor valor al evento y disponer de puntos de venta de entradas físicos. Te aportamos soluciones creativas, innovadoras y de calidad. Ofrecemos un Servicio integral de eventos, sin importar el tamaño.

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